Betriebsprüfer des Finanzamts suchen immer wieder nach Gründen, um die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung eines Unternehmens verneinen zu können. Ziel ist es, die Einnahmen zu schätzen bzw. um einen geschätzten Betrag zu erhöhen. Häufig verlangt der Betriebsprüfer die Vorlage von Unterlagen, die nach seiner Auffassung als "sonstige Unterlagen" für die Besteuerung von Bedeutung sind. Aber nicht alle Unterlagen, die Betriebsprüfer verlangen sind tatsächlich aufbewahrungspflichtig.

Die Aufbewahrungspflicht für sonstige Unterlagen ist nicht so auszulegen, dass sämtliche Unterlagen aufzubewahren sind, die irgendwie mit der Besteuerung im Zusammenhang stehen. Aus dem Gesetzestext ergibt sich keine eigenständige Pflicht zur Aufbewahrung von Unterlagen. Die Aufbewahrungspflicht von sonstigen steuerlich relevanten Unterlagen ist nur ergänzend zu den bestehenden Regelungen zu sehen. Aufzubewahren sind somit die Unterlagen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind.

Zu den steuerlich relevanten Vorgängen, die aufbewahrungspflichtig sind, gehören regelmäßig

• Auftrags- und Bestellunterlagen
• Aus- und Einfuhrunterlagen
• Bewertungsunterlagen
• Preisverzeichnisse
• Speise- und Getränkekarten, soweit sie zum Verständnis und zur Überprüfung der vorgeschriebenen Aufzeichnung zur Trennung der Umsätze nach Steuerarten im Einzelfall von Bedeutung sind.

Aufbewahrungspflichtig sind z. B. auch Kassenaufzeichnungen, Statistikstreifen bei Automatenaufstellern, Akkordzettel, Stundenlohnzettel, Schichtzettel bei Taxiunternehmen und Internet-Protokoll-Adressen (IP-Adressen) bei Internet-Unternehmen.

Durch die Abhängigkeit der Aufbewahrungspflicht von einer im Gesetz angeordneten Aufzeichnungspflicht wird der Umfang der aufzubewahrenden Unterlagen sachgemäß begrenzt. So hat z. B. das Finanzgerichts Rheinland-Pfalz bei einem Friseursalon entscheiden, dass Terminbücher, in die vorab vereinbarte Termine der Kunden eingetragen wurden, nicht aufbewahrungspflichtig sind. Somit wird durch die Nichtvorlage der Terminbücher die Mitwirkungspflicht nicht verletzt.