Detaillierte Regelungen darüber, wie Bareinnahmen aufgezeichnet werden müssen, sind weder im HGB noch in den Steuergesetzen enthalten. In § 146 Abs. 1 AO heißt es lediglich, dass die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen sind und die Kasseneinnahmen täglich festgehalten werden sollen. Der Unternehmer kann frei entscheiden, ob

• er seine Warenverkäufe manuell (mit einer offenen Ladenkasse) oder
• mit einer elektronischen Registrierkasse oder
• mit einer PC-Kasse erfasst.

Es ist niemand zur Nutzung einer elektronischen Registrierkasse verpflichtet. Wer bisher nur eine offene Ladenkasse geführt hat, kann diese auch weiterhin führen wie bisher. Es gibt keine gesetzliche Pflicht, das zu ändern. Es ist sogar möglich, dass der Unternehmer von der bisherigen elektronischen Kasse zur offenen Ladenkasse wechselt. Die Finanzverwaltung kann niemanden verpflichten, eine elektronische Kasse zu führen.

Die Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung bei Bareinnahmen, die in einer offenen Ladenkasse ohne Registrierkasse erfasst werden, erfordert einen täglichen Kassenbericht. Der Kassenbericht muss auf der Grundlage eines tatsächlichen Auszählens der Bareinnahmen erstellt werden. Es ist jedoch nicht erforderlich, die genaue Stückzahl der vorhandenen Geldscheine und Münzen aufzulisten. Das heißt, es reicht aus, wenn der Kassenbericht auf der Grundlage eines tatsächlichen Auszählens erstellt worden ist.

Wichtig! Bei der offenen Ladenkasse müssen Kassenberichte erstellt werden
Entscheidet sich der Unternehmer für die offene Ladenkasse, muss er unbedingt einen täglichen Kassenbericht erstellen, mit dem er die Einnahmen eines Tages rechnerisch ermittelt. Eine tägliche Bestandsaufnahme ist also wichtig und muss auch sorgfältig dokumentiert werden. Das Kassenbuch reicht bei einer summarischen Ermittlung der Einnahmen nicht aus. Ohne Registrierkasse müssen also die eingenommenen Beträge gezählt werden. Voraussetzung dafür ist, dass das Geld in einer Kassette oder einem anderen Behälter aufbewahrt wird. Am Ende eines Tages wird der Bestand gezählt. Der Tagesendbestand ist gleichzeitig der Anfangsbestand des folgenden Tages.

Kreditkarten- und EC-Kartenumsätze müssen getrennt von baren Umsätzen aufgezeichnet werden. Nutzen die Kunden des Unternehmers die Möglichkeit, ihre Zahlungen bargeldlos mit Kredit- oder Giro-Karte abzuwickeln, handelt es sich insoweit nicht um Barzahlungen. Unbare Zahlungen dürfen aber nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht im Kassenbuch erfasst werden. Werden unbare Zahlungen erfasst, dann bedeutet dies, dass immer das Risiko besteht, dass der Betriebsprüfer Hinzuschätzungen im Rahmen einer Betriebsprüfung vornimmt. Wie die Situation zu würdigen ist, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab.

Bei einem Kassenbuch ist es erforderlich, alle Bargeldbewegungen zeitnah und vollständig zu erfassen. Es muss dann auch alles, was bar eingenommen oder ausgegeben wird, im Kassenbuch stehen. Unverzichtbar sind folgende Angaben:

• Bareinnahmen,
• Barausgaben,
• Privatentnahmen,
• Privateinlagen,
• Abhebungen vom Bankkonto zur Einlage in die Kasse und
• Entnahmen zwecks Einzahlung bei der Bank.

Da das Kassenbuch alle Bargeldbewegungen eines Betriebs beinhaltet, müssen die Zahlungsein- und -ausgänge einzeln in ihrer zeitlichen Reihenfolge zeitnah (i. d. R. täglich) ins Kassenbuch eingetragen werden.