Gewährt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer eine unentgeltliche oder verbilligte Mahlzeit, ohne dass es sich um ein Arbeitsessen handelt, muss der geldwerte Vorteil als steuerpflichtiger Arbeitslohn erfasst werden (in der Regel in Höhe des Sachbezugswerts). Das gilt auch für Essensmarken, die der Arbeitnehmer in einem Restaurant einlösen kann. Zahlt der Arbeitgeber unmittelbar an eine Kantine, Gaststätte oder andere Einrichtung, handelt es sich ebenfalls um steuerpflichtigen Arbeitslohn.

 

Dieser Ansatz mit dem Sachbezugswert setzt voraus, dass

• der Arbeitnehmer tatsächlich eine Mahlzeit erhält. Lebensmittel sind nur dann als Mahlzeit anzuerkennen, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenspausen bestimmt sind,
•  für jede Mahlzeit nur eine Essensmarke täglich in Zahlung genommen wird und
• der Verrechnungswert der Essensmarke den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit um nicht mehr als 3,23 € übersteigt (Wert 2018).

Diese Regelung gilt auch, wenn zwischen dem Arbeitgeber und der Annahmestelle keine unmittelbaren vertraglichen Beziehungen bestehen, weil ein drittes Unternehmen zwischengeschaltet ist, das die Essensmarken ausgibt.

 

Hinweis: Nur Arbeitnehmer, die sich in einer Betriebsstätte des Arbeitgebers aufhalten, dürfen pro Tag eine Essensmarke erhalten. Der Arbeitgeber braucht die Abwesenheitstage nicht festzustellen, wenn die Arbeitnehmer pro Monat nicht mehr als 15 Essenmarken erhalten und im Kalenderjahr durchschnittlich an nicht mehr als drei Arbeitstagen je Kalendermonat Dienstreisen ausführen. Der Arbeitgeber setzt den Wert der Mahlzeiten mit den niedrigen Sachbezugswerten an. Zuzahlungen des Arbeitnehmers zieht er davon ab. Dadurch wird die Steuerbelastung deutlich reduziert.

 

Beispiel:

Der Arbeitnehmer erhält eine Mahlzeit, für die der Unternehmer 6,00 € zahlt. Der Arbeitnehmer zahlt 2,50 €. Damit wendet der Unternehmer dem Arbeitnehmer einen Vorteil von 3,50 € zu. Als Sachbezug erfasst der Unternehmer nur die Differenz zwischen

Sachbezugswert (2018)                           3,23 €

Zuzahlung des Arbeitnehmers                - 2,50 €

zu versteuern =                                      0,73 €

 

Zahlt der Arbeitnehmer 3,23 € oder mehr, erfasst der Unternehmer keinen lohnsteuerpflichtigen Vorteil.

 

Hinweis: Bei der Sozialversicherung sind lohnsteuerfreie und pauschal besteuerte Essenszuschüsse auch sozialversicherungsfrei.