Die Aufzeichnungen und Bücher, die ein Unternehmen nach außersteuerlichen oder steuerlichen Regelungen führt (einschließlich der sonstigen erforderlichen Aufzeichnungen), werden zunehmend in elektronischer Form geführt (z. B. als Datensätze). Darüber hinaus werden in den Unternehmen zunehmend die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in elektronischer Form (z. B. als elektronische Dokumente) aufbewahrt. Die Grundsätze, die hierbei zu beachten sind, hat das BMF in einem umfangreichen Schreiben dargelegt.

Besonders hervorzuheben sind die Ausführungen zur getrennten Erfassung von baren und unbaren Geschäftsvorfällen. In der Regel verstößt die nicht getrennte Verbuchung von baren und unbaren Geschäftsvorfällen oder von nicht steuerbaren, steuerfreien und steuerpflichtigen Umsätzen ohne genügende Kennzeichnung gegen die Grundsätze der Wahrheit und Klarheit einer kaufmännischen Buchführung. Die nicht getrennte Aufzeichnung von nicht steuerbaren, steuerfreien und steuerpflichtigen Umsätzen ohne genügende Kennzeichnung verstößt in der Regel gegen steuerrechtliche Anforderungen (z. B. gegen § 22 UStG).

Eine kurzzeitige gemeinsame Erfassung von baren und unbaren Tagesgeschäften im Kassenbuch ist regelmäßig nicht zu beanstanden, wenn die ursprünglich im Kassenbuch erfassten unbaren Tagesumsätze (z. B. EC-Kartenumsätze) gesondert kenntlich gemacht sind und nachvollziehbar unmittelbar nachfolgend wieder aus dem Kassenbuch auf ein gesondertes Konto aus- bzw. umgetragen werden. Wichtig ist, dass insoweit die Kassensturzfähigkeit der Kasse weiterhin gegeben ist.