Unternehmer müssen gegenüber dem Finanzamt dokumentieren, dass sie alle Einnahmen erfasst haben. Das gilt insbesondere für Bareinnahmen. Bareinnahmen können einzeln oder auch summarisch erfasst werden. Wichtig ist, dass sie in Tageskassenberichten und/oder in einem Kassenbuch richtig erfasst werden. Elektronische Kassensysteme müssen ab 1.1.2020 so angelegt sein, dass Manipulationen ausgeschlossen sind. Es besteht allerdings kein Zwang, eine elektronische Kasse zu verwenden.

Bei bargeldintensiven Betrieben gibt es neben Barzahlungen auch unbare Zahlungen, z. B. bei Zahlungen mit einer Girocard. Nicht selten werden in der Praxis sämtliche Einnahmen ins Kassenbuch eingetragen, obwohl nur die Bareinnahmen ausgewiesen werden dürfen. Konsequenz ist, dass nicht nur bare Geschäftsvorfälle in der Tageslosung erfasst werden. Vielmehr wird der Gesamtbetrag einschließlich der bargeldlosen Geschäftsvorfälle (wie z.B. Giro-Kartenzahlungen) im Kassenbuch aufgezeichnet und die Girocard-Zahlungen quasi als „Ausgabe“ wieder ausgetragen. Zu einem späteren Zeitpunkt wird sodann der Gesamtbetrag entsprechend im Kassenkonto gebucht und die Giro-Kartenumsätze über das Geldtransitkonto ausgebucht (durchlaufender Posten).

Nach einer Stellungnahme des BMF gegenüber dem Deutschen Steuerberaterverband sind bare und unbare Geschäftsvorfälle getrennt zu erfassen. Im Kassenbuch sind nur Bareinnahmen und Barausgaben zu erfassen.

• Die Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle im Kassenbuch stellt nach Auffassung des BMF einen formellen Mangel dar.
• Sie widerspreche dem Grundsatz der Wahrheit und Klarheit einer kaufmännischen Buchführung.
• Wie der formelle Mangel steuerrechtlich zu würdigen ist, hängt jedoch von den Umständen des Einzelfalls ab.

Fazit: Um den formellen Anforderungen zu genügen, müssten die Girocard-Umsätze beispielsweise in einer Zusatzspalte bzw. einem extra Nebenbuch zum Kassenbuch erfasst werden.

Wichtig! Verwendet der Unternehmer eine elektronische Kasse, muss auch hier eine Trennung zwischen baren und unbaren Einnahmen vorgenommen werden. Folglich müssen elektronische Kassen bzw. PC-Kassen die Möglichkeit bieten, die Art der Zahlung einzugeben, sodass am Ende des Tages die Summe der baren und unbaren Einnahmen getrennt ausgeworfen werden kann. Nur dann ist der Grundsatz der Wahrheit und Klarheit einer kaufmännischen Buchführung gewährleistet.