Werden Bareinnahmen mit einer elektronischen Registrierkasse erfasst, erfordert dies die tägliche Erstellung eines Tagesendsummenbons (Z-Bons). Weisen Z-Bons technisch bedingt keine Stornierungen aus, liegt ein schwerer formeller Fehler der Kassenaufzeichnungen vor, der die Schätzung der Besteuerungsgrundlagen nötig macht. Die Richtsatzschätzung ist eine anerkannte Schätzungsmethode. 

Praxis-Beispiel:
Ein Unternehmer erzielte aus dem Betrieb einer Gaststätte Einkünfte aus Gewerbebetrieb. Zur Aufzeichnung seiner Kasseneinnahmen nutzte er eine elektronische Registrierkasse. Im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung stellte der Prüfer des Finanzamts fest, dass die elektronische Registrierkasse so eingestellt worden war, dass die Tageseinnahmen durch Retouren gemindert werden konnten, ohne dass dies auf dem Tagesendsummenbon (Z-Bon) ausgewiesen wurde. Auch legte der Kläger, obwohl sein Betrieb im Streitjahr täglich geöffnet gewesen war, nur 149 Z-Bons vor. Das Finanzamt verneinte deshalb die formelle Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und schätzte unter Berücksichtigung der amtlichen Richtsatzsammlung und der betrieblichen Verhältnisse einen Betrag von 50.000 € hinzu. 
Das Finanzgericht wies die Klage ab. Da der Unternehmer eine elektronische Registrierkasse geführt habe, habe er für eine hinreichende Gewissheit über die Vollständigkeit der in den Z-Bons aufgezeichneten Einnahmen Sorge tragen müssen. Da die Retouren und Stornierungen nicht gesondert ausgewiesen worden seien, war dies nicht gegeben. Hinzu trete, dass der Kläger trotz der täglichen Öffnung seiner Gaststätte nur 149 Z-Bons im Streitjahr gezogen habe. Die Mängel der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen sind nicht als geringfügig anzusehen, so dass eine Schätzungsbefugnis besteht. Die sich im Streitjahr am unteren Rand der amtlichen Richtsätze für Gast-, Speise- und Schankwirtschaften orientierende Hinzuschätzung ist außerdem wirtschaftlich vernünftig und möglich gewesen.

Schätzungen sind zulässig, wenn der Steuerpflichtige Bücher oder Aufzeichnungen, die er nach den Steuergesetzen zu führen hat, nicht vorlegen kann. Das gilt insbesondere dann, wenn die Buchführung oder die Aufzeichnungen der Besteuerung nicht zugrunde gelegt werden oder wenn tatsächliche Anhaltspunkte für die Unrichtigkeit oder Unvollständigkeit der vom Steuerpflichtigen gemachten Angaben zu steuerpflichtigen Einnahmen oder Betriebsvermögensmehrungen bestehen. 

Zum anderen ist im Hinblick auf die Kassenbuchführung die Kassensturzfähigkeit zu beachten. Denn Kasseneinnahmen und Kassenausgaben "sollen" täglich festgehalten werden. Im sensiblen Bereich der Abwicklung von Vorgängen, die Bewegungen von Bargeld einschließen, sind besonders hohe Dokumentationspflichten zu beachten. Die Anforderungen an diese Dokumentationspflichten sind dabei an die Art und Weise der Kassenführung anzupassen. Der Steuerpflichtige ist in der Wahl des Aufzeichnungsmittels grundsätzlich frei und kann entscheiden, ob er seine Warenverkäufe manuell oder unter Zuhilfenahme technischer Hilfsmittel (wie einer elektronischen Registrier- oder PC-Kasse) erfasst. Dabei bestimmt die Kasseneigenschaft die Art der Aufzeichnung. Dieser Verpflichtung ist der Steuerpflichtige nicht nachgekommen, sodass eine Schätzung im Rahmen der Richtsatzwerte zulässig ist.