Umsatzsteuerpflichtige Unternehmer müssen alle Kosten, die sie weiterberechnen, mit Umsatzsteuer abrechnen (Ausnahme: durchlaufende Posten). Der Unternehmer muss weiterberechnete Kosten auch dann der Umsatzsteuer unterwerfen, wenn er selbst diese Leistungen umsatzsteuerfrei bezogen hat. Weiterberechnete Portokosten unterliegen daher der Umsatzsteuer. Stellt der Unternehmer seinem Kunden z. B. Fahrtkosten in Höhe der Kilometerpauschale in Rechnung, dann muss er auch hierfür Umsatzsteuer berechnen.

Praxis-Beispiel:
Ein Rechtsanwalt beauftragt ein Übersetzungsbüro im Ausland mit der Übersetzung eines Schriftstückes. Hierbei handelt es sich um eine sonstige Leistung, sodass ein Leistungsaustausch zwischen Rechtsanwalt und Übersetzungsbüro stattfindet. Der Mandant des Rechtsanwalts ist an diesem Leistungsaustausch nicht beteiligt. Zwischen Rechtsanwalt und Mandanten findet ein weiterer Leistungsaustausch statt. Die Kosten für die Übersetzung stellt der Anwalt anschließend seinem Mandanten neben seinem eigenen Honorar und weiteren Auslagen wie Kopierkosten in Rechnung und berechnet auf den Gesamtbetrag die Umsatzsteuer.

Bei der Umsatzsteuer kommt es immer darauf an, wer am Leistungsaustausch beteiligt ist und wo sich der Ort der sonstigen Leistung befindet. Bei einem Leistungsaustausch zwischen Unternehmern befindet sich der Ort der sonstigen Leistung da, wo der Leistungsempfänger sein Unternehmen betreibt. Bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen kommt es dann zum Wechsel bei der Steuerschuldnerschaft (Reverse-Charge-Verfahren). Im Rahmen des Reverse-Charge-Verfahrens ist somit nicht der leistende Unternehmer (= das Übersetzungsbüro), sondern der Leistungsempfänger (= Rechtsanwalt) Schuldner der Umsatzsteuer.

Fazit: Unternehmer müssen weiterberechnete Kosten, die keine durchlaufenden Posten sind, ihren Kunden gegenüber mit Umsatzsteuer abrechnen.