Fährt ein Arbeitnehmer von seiner Wohnung zur Betriebsstätte seines Arbeitgebers und von dort mit einem Beförderungsmittel des Arbeitgebers zusammen mit anderen Arbeitnehmern zur Einsatzstelle, kommt es darauf an, ob der Arbeitnehmer an der Betriebsstätte seines Arbeitgebers seine erste Tätigkeitsstätte hat.
Es sind folgende Varianten denkbar:
Der Arbeitgeber bestimmt seine Betriebstätte als erste Tätigkeitsstätte seines Arbeitnehmers. Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, die Betriebsstätte seines Arbeitgebers aufzusuchen und wird von dort zusammen mit anderen Arbeitnehmern zur Baustelle transportiert. Durch die Anordnung des Arbeitgebers wird die Betriebsstätte zur ersten Tätigkeitsstätte, sodass die Fahrten des Arbeitnehmers zur Betriebsstätte mit der Entfernungspauschale anzusetzen sind.
Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, sich arbeitstäglich an einem bestimmten Treffpunkt einzufinden, der (weil es sich nicht um eine ortsfeste Einrichtung handelt) den Begriff einer ersten Tätigkeitsstätte nicht erfüllt. Bei der Fahrt von der Wohnung zum Treffpunkt handelt es sich deshalb um Fahrten im Zusammenhang mit einer auswärtigen Tätigkeit, für die aber nur die Entfernungspauschale beansprucht werden kann.
Für Strecken mit steuerfreier Sammelbeförderung darf die Entfernungspauschale nicht angesetzt werden. Das gilt sowohl bei unentgeltlicher als auch bei verbilligter Sammelbeförderung. Im Fall der verbilligten Sammelbeförderung sind die Aufwendungen des Arbeitnehmers jedoch in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten abzugsfähig. Entsprechendes gilt für eine Sammelbeförderung bei einer Einsatzwechseltätigkeit, und zwar unabhängig davon, wie weit die jeweilige Einsatzstelle von der Wohnung des Arbeitnehmers entfernt ist.
Bei einer Fahrgemeinschaft können sowohl der Fahrer als auch die Beifahrer die Entfernungspauschale beanspruchen. Der Beifahrer kann die Entfernungspauschale selbst dann geltend machen, wenn er keine Aufwendungen getragen hat. Bei Fahrgemeinschaften von Ehegatten kann also jeder die Entfernungspauschale geltend machen. Bei dem Ehegatten, der nicht selbst fährt, ist die Entfernungspauschale auf maximal 4.500 € pro Jahr begrenzt. Das gilt auch entsprechend für wechselseitige Fahrgemeinschaften. Es sind deshalb für jeden Teilnehmer die Tage zu ermitteln, an denen er Beifahrer war.
Praxis-Beispiel: Ein Arbeitnehmer bildet zusammen mit seinem Ehegatten eine Fahrgemeinschaft. Er nutzt seinen privaten Pkw an 218 Tagen für die Fahrten zur 78 km entfernten ersten Tätigkeitsstätte. Er kann eine
Entfernungspauschale von 218 × ((20 km × 0,30 €) + (58 x 0,38 €)) =
6.112,72 €
geltend machen. Die Höchstgrenze von 4.500 € gilt nicht.
Der Ehegatte kann 218 × ((20 km x 0,30 €) + (58 km × 0,38 €)) =
6.112,72 €
geltend machen, höchstens jedoch
4.500,00 €
abziehbar sind dann insgesamt
10.812,72 €
Bei einer Fahrgemeinschaft kommt es darauf an, wer das Fahrzeug zur Verfügung stellt. Wechseln sich die Teilnehmer einer Fahrgemeinschaft ab, ist nur der Teil begrenzt, der nicht mit dem eigenen bzw. mit dem zur eigenen Nutzung überlassenen Pkw zurückgelegt worden ist.
Bei einer wechselseitigen Fahrgemeinschaft kann die Obergrenze von 4.500 € also nur bei Fahrten ohne eigenen Pkw überschritten werden. Bei größeren Entfernungen kann daher eine wechselseitige Fahrgemeinschaft vorteilhaft sein, weil damit eine Begrenzung des Abzugs auf 4.500 € vermieden werden kann. Die Aufteilung der Fahrten muss nicht gleichmäßig erfolgen. Maßgebend ist allein das tatsächliche Fahrverhalten.
Wichtig! Ein Umweg zum Abholen der Mitfahrer einer Fahrgemeinschaft bleibt unberücksichtigt. Jeder Fahrer/Mitfahrer berechnet seine Entfernungspauschale nach der für ihn kürzesten (ggf. verkehrsgünstigsten) Strecke zwischen Wohnung und erster Betriebs- bzw. Tätigkeitstätte.
Nach § 4 Abs. 7 EStG müssen Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Soweit diese Aufwendungen nicht bereits von vornherein vom Abzug ausgeschlossen sind, dürfen sie bei der Gewinnermittlung nur berücksichtigt werden, wenn besonders aufgezeichnet sind. Das bedeutet, dass die Kosten für das häusliche Arbeitszimmer auch dann gesondert aufzeichnen sind, wenn der Steuerpflichtige seine Einnahmen-Überschuss-Rechnung mit einer einfachen Belegablage ermittelt. Die Zusammensetzung der einzelnen Beträge muss sich aus den Belegen und deren chronologischer Zusammenstellungen ergeben.
Praxis-Beispiel: Der Kläger bewohnte ein Eigenheim, in dem er ein ausgebautes Dachgeschoss für seine freiberufliche Tätigkeit nutzte. In seiner Einkommensteuererklärung erklärte er einen Verlust aus der freiberuflichen Tätigkeit. Dem lagen nach seinen Angaben in der Anlage EÜR unter anderem Abschreibungen auf unbewegliche Wirtschaftsgüter sowie Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer (einschließlich Abschreibung und Schuldzinsen) zugrunde. Das Finanzamt erkannte die Aufwendungen nur teilweise an. Hiergegen richtete sich seine Klage.
Das Finanzgericht hat entschieden, dass auch in sog. Bagatellfällen bei Freiberuflern, die ihren Gewinn mithilfe einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln und Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer geltend machen, nicht von den besonderen Aufzeichnungspflichten des § 4 Abs. 7 EStG abgesehen werden kann. In diesen Fällen genüge eine (im Allgemeinen zulässige) geordnete Belegsammlung den Anforderungen nicht. Vielmehr hat der Steuerpflichtige die Grundsätze, die zu buchführenden Steuerpflichtigen für die getrennte Aufzeichnung von Aufwendungen i.S. des § 4 Abs. 5 EStG entwickelt wurden, entsprechend anzuwenden. Da der Kläger seine Aufzeichnungspflichten nicht erfüllt habe, wies das Finanzgericht die Klage ab.
Der BFH hat die Revision zugelassen (Az. VIII R 6/24). Somit stellt sich die Frage, ob die Anforderungen an die Aufzeichnungspflichten bei den Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer gemäß § 4 Abs. 7 EStG bei einem Steuerpflichtigen, der seinen Gewinn aus selbständiger Tätigkeit durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, in inhaltlicher und zeitlicher Hinsicht nur dann erfüllt sind, wenn sämtliche Aufwendungen einzeln fortlaufend in einem gesonderten Dokument oder Datensatz aufgezeichnet werden.
Hinweis: Es ist sicherlich sinnvoll, die vorgenannten Aufzeichnungen fortlaufend und zeitnah vorzunehmen. Da der BFH die Revision zugelassen hat, kann es jedoch sein, dass die Anforderungen geringer sind als vom Finanzgericht gefordert. In vergleichbaren Fällen sollte Einspruch eingelegt und ein Aussetzen des Verfahrens beantragt werden, bis die Entscheidung des BFH vorliegt.
Der Vorsteuerabzug darf geltend machen, auch wenn Aufwendungen bei der Einkommensteuer nicht abgezogen werden dürfen.
Ein elektronisches Fahrtenbuchprogramm muss manipulationssicher sein. Dies bedeutet nicht, dass das Programm vor jeglichem Hackerangriff gesichert ist. Aber es muss sichergestellt sein, dass die Fahrtenbücher in einer in sich geschlossenen Form erstellt werden sowie nachträgliche Veränderungen an den erfassten Daten technisch ausgeschlossen sind oder zumindest als solche offengelegt und erkennbar sind. Darüber hinaus müssen Fahrtenbücher mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein.
Praxis-Beispiel: Die Klägerin ist Arbeitgeberin und überlässt ihren Arbeitnehmern firmeneigene Kraftfahrzeuge, die diese auch für Privatfahrten verwenden dürfen. Die Mitarbeiter mit Firmenfahrzeug sind für die Betreuung von Baustellen zuständig. Die Baustellen befinden sich an unterschiedlichen Orten. Die Klägerin beabsichtigt, bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils für Privatfahrten anstelle der 1%-Methode die Fahrtenbuchmethode zu nutzen.
Die Klägerin übersandte einen beispielhaften Ausdruck eines Fahrtenbuchs eines der Mitarbeiter an das Finanzamt mit der Bitte um eine verbindliche Auskunft zu dessen Ordnungsmäßigkeit. Die Klägerin führte aus, dass die Fahrtenbücher durch die Arbeitnehmer jeweils manuell mit Hilfe eines Computerprogramms erstellt werden. Nach Rückkehr vom Einsatzort erfolge der Eintrag dieser Fahrt in der Datenbank. Hierzu stünden unterschiedliche Eingabegeräte zur Verfügung (ein Terminal im Büro, ein Laptop oder Tablett für unterwegs). Eingetragen werde in eine Protokolldatenbank das Datum, das Projekt, Start- und Zielort, Grund der Fahrt, Entfernung in km, Kilometerstand sowie die Zuordnung zu betrieblicher oder privater Fahrt. Jede Fahrt sei dabei ein Datensatz in der Datenbank. Sobald dieser Datensatz abgespeichert sei, sei eine Änderung nicht mehr möglich. Die Klägerin führte weiter aus, dass es sich somit nicht um eine einfache Excel Tabelle handle.
Die Datensätze könnten in chronologischer Reihenfolge auf dem Bildschirm angezeigt und auch ausgedruckt werden. Die Fahrzeuge seien den Mitarbeitern fest zugeordnet, jeder Mitarbeiter führe sein Fahrtenbuch persönlich. Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte seien in den Datensätzen gekennzeichnet und würden als separate Spalten von den dienstlichen Fahrten unterschieden. Das Finanzamt lehnte es ab, dieses elektronische Datenbanksystem auf Basis von Lotus Notes als ordnungsgemäßes Fahrtenbuch anzuerkennen, weil eine zeitnahe Erfassung der Daten nicht gewährleistet sei.
Das Finanzgericht gab dem Finanzamt Recht. Ein elektronisches Fahrtenbuch ist zwar anzuerkennen, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Das bedeutet aber nicht, dass hinsichtlich der Frage der Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs die Anforderungen an ein manuell geführtes Papierfahrtenbuch und an ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch identisch sein müssen. Denn ein handschriftlich geführtes Fahrtenbuch, das im PKW verbleibt, ist nur bedingt vergleichbar mit einem Fahrtenbuch, das anhand eines elektronischen Datenbanksystems erstellt wurde. Das gilt insbesondere hinsichtlich der Manipulationssicherheit.
Manipulationen sind zwar auch bei handschriftlich geführten Fahrtenbüchern nicht völlig auszuschließen, sie erfordern aber einen erheblich höheren Aufwand und sind zudem eher als Fälschung erkennbar. Bei der Frage der Fälschungssicherheit, der Ordnungsmäßigkeit und der Überprüfbarkeit ist zwischen den gewählten Formen der Erstellung zu differenzieren. Ein elektronisches Navigationsgerät mit einem angeschlossenen elektronischen Fahrtenbuch, das den Kilometerstand, den Standort und die Uhrzeit – jeweils bei Beginn und Ende der Fahrt – unveränderbar aufzeichnet, ist anzuerkennen. Die hier gewählte Aufzeichnungsform entspreche weder der sicheren Dokumentation durch Papierfahrtenbücher, noch den Aufzeichnungen, die von den elektronischen Fahrtenbüchern automatisch unveränderbar gespeichert werden.
Ein auf Basis von Lotus Notes selbst programmiertes Fahrtenbuch ist nicht anzuerkennen, da nachträgliche Veränderungen, auch aufgrund des offenen Quellcodes technisch nicht ausgeschlossen werden können. Zusätzlich sei durch ein Fahrtenbuchprogramm zu gewährleisten, dass mehrere Fahrten an einem Arbeitstag, Zwischenziele und Umwege jeweils einzeln und getrennt dokumentiert werden können. Das ist hier nicht der Fall.
Das innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäft ist der Unterfall eines Reihengeschäfts. Mit der Behandlung als innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft kann eine Besteuerung in einem anderen EU-Staat vermieden werden. Dieses Ergebnis wird erreicht, indem gemäß § 25 b Abs. 2 UStG beim innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäft die Steuerschuldnerschaft vom Lieferer (= Zwischenhändler) auf den letzten Abnehmer übergeht. Konsequenz ist, dass die Umsatzsteuerschuld vom ersten Abnehmer (mittlerer Unternehmer = Zwischenhändler) auf den letzten Abnehmer übergeht, sodass eine Besteuerung des innergemeinschaftlichen Erwerbs entfällt.
Voraussetzungen für ein innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft Um von einem innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäft ausgehen zu können, müssen die folgenden Voraussetzungen vorliegen: • Drei Unternehmer schließen über denselben Gegenstand Umsatzgeschäfte ab. • Der Gegenstand muss unmittelbar vomersten Lieferer an den letzten Abnehmer gelangen. • Die drei Unternehmer müssen in jeweils verschiedenen Mitgliedsstaaten der EU umsatzsteuerlich erfasst sein (jeder Unternehmer in einem anderen Land der EU). • Der Liefergegenstand muss aus dem Gebiet eines Mitgliedsstaates in das Gebiet eines anderen Mitgliedsstaates gelangen und • der Gegenstand der Lieferung darf nur befördert oder versendet, nicht aber abgeholt werden.
Fazit: Es liegt kein innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft vor, wenn der letzte Abnehmer den Liefergegenstand abholt oder abholen lässt.
Sind die Voraussetzungen für ein innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft erfüllt, können bei der Abwicklung Erleichterungen beansprucht werden. Die rechtliche Beurteilung beim innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäft sieht wie folgt aus:
Der erste Unternehmer führt in dem EU-Staat, von dem die Lieferung ausgeführt wird (= Abgangsmitgliedsstaat), eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung aus.
Der Zwischenhändler bewirkt in dem Mitgliedsland, in das der Gegenstand gelangt (Mitgliedsland, in das geliefert wird) einen innergemeinschaftlichen Erwerb. Die Besteuerung wird allerdings gemäß § 25 b Abs. 3 UStG unterstellt.
Der Zwischenhändler führt in dem EU-Staat, in das der Gegenstand geliefert wird, eine Lieferung an den letzten Abnehmer aus. Die Steuerschuld geht vom Lieferer (= Zwischenhändler) auf den letzten Abnehmer über, sodass beim Zwischenhändler keine Steuerschuld im anderen Mitgliedsland entstehen kann.
Liegen die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug vor, kann der letzte Abnehmer die von ihm geschuldete Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen.
Ergebnis: Beim Zwischenhändler entsteht keine Umsatzsteuerschuld. Er muss sich also im anderen EU-Land umsatzsteuerlich nicht registrieren lassen. Der Zwischenhändler ist gemäß § 18 b Abs. 4 Nr. 3 UStG nur verpflichtet, den Vorgang in einer zusammenfassenden Meldung elektronisch an das Bundeszentralamt für Steuern zu übermitteln.
Praxis-Beispiel: Der Unternehmer Ö aus Österreich bestellt bei D in Deutschland eine Maschine für netto 4.000 €. D wiederum bestellt diese Maschine für 3.000 € bei seinem Vorlieferanten B in Belgien. B versendet die Maschine durch eine Spedition unmittelbar an Ö in Österreich. D rechnet mit Ö ab und B mit D.
B aus Belgien ist der Unternehmer, der die Maschine versendet. Diese bewegte Lieferung ist dem Unternehmer D zuzurechnen. Ort der Lieferung ist Belgien, weil die Versendung in Belgien beginnt. B führt in Belgien eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung aus.
D ist ein innergemeinschaftlicher Erwerb in Österreich zuzurechnen, weil hier die Versendung endet. Dieser innergemeinschaftliche Erwerb wird gemäß § 25 b Abs. 3 UStG nicht besteuert. Verwendet D seine Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer, findet gemäß § 3 d Satz 2 UStG auch in Deutschland kein innergemeinschaftlicher Erwerb statt, weil dieser bereits in Österreich nicht besteuert wird. Er ist allerdings verpflichtet, eine zusammenfassende Meldung abzugeben.
Die zweite (ruhende) Lieferung führt D an Ö aus. Der Lieferort liegt am Zielort in Österreich (§ 3 Abs. 7 Nr. 2 UStG), weil dort die Versendung endet. Die Lieferung muss von Ö in Österreich versteuert werden. Konsequenz: D wird in Österreich steuerlich nicht erfasst.
Die folgenden Steuertermine bzw. Abgabefristen sind im kommenden Monat zu beachten.
Für den Monat Juli 2024:
Art der Abgabe
Abgabe- und Fälligkeitstermin
Umsatzsteuer-Voranmeldung
monatliche Abgabe
Abgabe mit Dauerfristverlängerung
12.08.2024 10.09.2024
Zusammenfassende Meldung
26.08.2024
Sozialversicherung
29.07.2024
Lohnsteuer-Anmeldung
12.08.2024
Für den Monat August 2024:
Art der Abgabe
Abgabe- und Fälligkeitstermin
Umsatzsteuer-Voranmeldung
monatliche Abgabe
Abgabe mit Dauerfristverlängerung
10.09.2024 10.10.2024
Zusammenfassende Meldung
25.09.2024
Sozialversicherung
28.08.2024
Lohnsteuer-Anmeldung
10.09.2024
Gewerbesteuer-Vorauszahlung Q3
15.08.2024 (*in Bayern 16.08.)
Hinweis: Die Abgabetermine entsprechen den Zahlungsterminen.
Die Zahlung ist fristgerecht, wenn
bei einer Überweisung der Betrag spätestens am Abgabetermin auf dem Konto des Finanzamts eingegangen ist (keine Säumniszuschläge bei Überweisung, wenn der Betrag innerhalb von 3 Tagen nach dem Termin auf dem Konto des Finanzamts eingeht = Zahlungsschonfrist; Zahlung innerhalb der Schonfrist ist dennoch eine unpünktliche Zahlung),
bei Zahlung mit Scheck gilt die Zahlung erst 3 Tage nach Scheckeinreichung als bewirkt, auch wenn der Betrag früher beim Finanzamt gutgeschrieben wird,
dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung erteilt wurde; die Zahlung gilt immer als pünktlich, auch wenn das Finanzamt später abbucht.
