Jeder Steuerpflichtige muss selbst für die Aufbewahrung von Kopien aller Rechnungen sorgen, die er selbst erhalten hat und die er selbst oder sein Kunde ausgestellt haben (§ 14b UStG). Die Aufbewahrungsfrist beginnt grundsätzlich mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde, und läuft 10 Jahre. Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
Soweit der Unternehmer Rechnungen mithilfe elektronischer Registrierkassen erteilt, ist es nach der bisherigen Fassung von Abschnitt 14b.1 Abs. 1 Satz 2 UStAE ausreichend, wenn die Tagesendsummenbons aufbewahrt werden, die die Gewähr der Vollständigkeit bieten und den Namen des Geschäfts, das Ausstellungsdatum und die Tagesendsumme enthalten.
Die umsatzsteuerlichen Anforderungen haben sich bei elektronischen oder computergestützten Kassensystemen oder Registrierkassen zwischenzeitlich geändert, sodass das BMF den UStAE entsprechend ergänzt hat. Soweit Unternehmer Rechnungen mithilfe elektronischer oder computergestützter Kassensysteme oder Registrierkassen erteilen, ist es nunmehr ausreichend, wenn ein Doppel der Ausgangsrechnung (Kassenbeleg) aus den unveränderbaren digitalen Aufzeichnungen reproduziert werden kann. Wichtig ist, dass auch die übrigen Anforderungen der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) erfüllt werden, insbesondere die Vollständigkeit, Richtigkeit und Zeitgerechtigkeit der Erfassung.
Die Mittel für die Zahlung des Insolvenzgeldes werden durch eine monatliche Umlage von den Arbeitgebern aufgebracht. Die Insolvenzgeldumlage errechnet sich nach einem festgelegten Prozentsatz nach dem Arbeitsentgelt der Beschäftigten. Die Insolvenzgeldumlage ist von allen Arbeitgebern zu entrichten und mit den übrigen Gesamtsozialversicherungsbeiträgen an die Einzugsstellen abzuführen. Die Einzugsstelle leitet die Insolvenzgeldumlage wie den Anteil des Gesamtsozialversicherungsbeitrags an die Bundesagentur für Arbeit weiter. Über die Teilnahme an der Umlagepflicht entscheidet in Zweifelsfällen die Einzugsstelle. Die Umlagepflicht ist unabhängig von der Größe, der Branche und der Ertragslage des Betriebs. Bei Fortführung eines Betriebs durch den Insolvenzverwalter nach Eröffnung des Insolvenzverfahrens kann der Betrieb jedoch nicht mehr zur Umlage herangezogen werden.
Nachdem der Umlagesatz für das Jahr 2021 von 0,06% auf 0,12% erhöht wurde, legt die neue Insolvenzgeldumlagesatzverordnung den Umlagesatz ab 2022 auf 0,09% fest.
Die Insolvenzgeldumlage ist für alle im Betrieb beschäftigten Arbeitnehmenden und Auszubildenden aufzubringen. Dies gilt unabhängig davon, ob sie rentenversicherungspflichtig, rentenversicherungsfrei oder von der Rentenversicherungspflicht befreit sind. Sie ist also zum Beispiel auch für 450 € Minijobber und kurzfristige Minijobber zu zahlen.
Ab 2021 beträgt die Nutzungsdauer für Software laut BMF 1 Jahr. Der Begriff „Software“ im Sinne des BMF-Schreibens erfasst die Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung. Dazu gehören auch die nicht technisch physikalischen Anwendungsprogramme eines Systems zur Datenverarbeitung, sowie neben Standardanwendungen auch auf den individuellen Nutzer abgestimmte Anwendungen wie ERP-Software, Software für Warenwirtschaftssysteme oder sonstige Anwendungssoftware zur Unternehmensverwaltung oder Prozesssteuerung.
Zu der Frage, ob es sich bei einer Homepage bzw. Website um Software mit einer einjährigen Nutzungsdauer handelt, gibt es bisher keine klare offizielle Aussage. Allein der Zweck einer Homepage, im Internet präsent zu sein, kann nicht ausschlaggebend sein. Vielmehr kommt es darauf an, wie die Homepage strukturiert ist. Homepages und Anwendungsprogramme sind wegen des unterschiedlichen technischen Aufbaus nicht automatisch dasselbe. Allerdings sind die Übergänge fließend, sodass man für Homepages mit Useranmeldung und Datenaustausch die Bezeichnung Anwendungsprogramme besonderer Art durchaus verwenden kann. Da es keinen Zwang gibt, alle Homepages gleich zu behandeln, kann man wie folgt unterscheiden:
Handelt es sich bei der Homepage um eine statische Seite, die eine Interaktion nicht zulässt, liegt keine Software im Sinne des BMF-Schreibens vor, sodass von einer 3-jährigen Nutzungsdauer auszugehen ist. Es handelt sich dann nämlich nicht um eine Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung.
Bei einer Homepage, bei der Daten eingegeben und/oder verarbeitet werden können, dürfte es sich um Software im Sinne des BMF-Schreibens handeln. Das ist z. B. der Fall, wenn über die Homepage Bestellungen aufgegeben, Termine vereinbart, aktuelle Informationen übermittelt und abgerufen werden können. Konsequenz ist dann, dass von einer 1-jährigen Nutzungsdauer auszugehen ist.
Bei der Differenzbesteuerung zahlt der Wiederverkäufer die Umsatzsteuer lediglich aus der Differenz zwischen Verkaufs- und Einkaufspreis. Als Wiederverkäufer gilt, wer gewerbsmäßig mit beweglichen körperlichen Gegenständen handelt. Der Wiederverkäufer hat darzulegen und zu beweisen, dass die Voraussetzungen für die Differenzbesteuerung vorliegen, insbesondere dass sein Vorlieferant eine Privatperson, ein Kleinunternehmer oder ein Unternehmer ist, die seinerseits die Differenzbesteuerung angewendet hat.
Praxis-Beispiel: Das Finanzamt hat bei einem Händler für Gebrauchtfahrzeuge eine Betriebsprüfung durchgeführt. Nach Auffassung des Finanzamts wurde in 22 Fällen nicht nachgewiesen, dass die Voraussetzungen für eine Differenzbesteuerung vorgelegen haben. Der Kfz-Händler habe keine ordentlichen Einkaufsrechnungen eines registrierten Unternehmens vorgelegt, auf die er hätte vertrauen können. Stattdessen habe er Ankaufsscheine von Personen angenommen, ohne zumindest durch Vorlage des Passes zu prüfen, ob den Angaben zu trauen sei. Der Händler habe nicht nachgewiesen, dass es sich um existierende Personen handele. Darüber hinaus habe er bei Ankäufen, bei denen der betreffende Verkäufer kein Halter des Fahrzeugs gewesen sei, auch nicht geprüft, in welcher Eigenschaft der Verkäufer aufgetreten sei. Vielmehr habe er diese Ankäufe als Privatankäufe gewertet, ohne die Sachlage näher zu prüfen. Der Händler habe daher beim Ankauf der Fahrzeuge somit nicht in „gutem Glauben" gehandelt.
Wenn der letzte Halter des angekauften Pkw nicht mit der Person des Verkäufers identisch ist, kann der Käufer nicht ohne Weiteres auf dessen Behauptung vertrauen, als Privatverkäufer zu handeln. In diesem Fall hätte er sich zumindest die Verkaufsvollmacht vorlegen lassen müssen. Ansonsten liegt die Vermutung nahe, dass es sich bei dem betreffenden Verkäufer um einen "verkappten" Händler handelt, der seine Händlereigenschaft zum Zwecke einer Steuerhinterziehung verschleiert. Das Finanzamt berechnete deshalb die Umsatzsteuer aus dem vollen Veräußerungspreis.
Das Finanzgericht hat die Auffassung des Finanzamts bestätigt. In der vorliegenden Konstellation ist es eine durchaus naheliegende Möglichkeit, dass ein Zwischenverkauf des Fahrzeugs von einer Privatperson an einen Händler stattgefunden haben kann. Das betrifft vor allem die Fälle, in denen der jeweilige Verkäufer nicht mit dem letzten Halter des Fahrzeugs identisch war. Der Händler kann somit nicht nachweisen, dass die Verkäufer dieser Fahrzeuge tatsächlich Privatpersonen, Kleinunternehmer oder Unternehmer waren, die ihrerseits die Differenzbesteuerung angewendet haben. Da der Händler unzutreffende bzw. unvollständige Fahrgestellnummern aufgezeichnet hatte, konnten keine weiteren Einzelheiten zu den letzten Haltern und Verkäufern ermittelt werden. Es bestehen daher keine Gründe für einen Vertrauensschutz, wonach das Vorliegen der Voraussetzungen der Differenzbesteuerung fingiert werden könnte.
Das Finanzgericht hat die Revision wegen grundsätzlicher Bedeutung zugelassen, weil in der Fachliteratur auch gegenteilige Auffassungen vertreten werden. Danach könne der Händler regelmäßig nicht beurteilen bzw. überprüfen, ob die Voraussetzungen für die Differenzbesteuerung von seinem Lieferer erfüllt werden. Wird dem Händler keine Rechnung mit gesondertem Ausweis der Steuer erteilt, könne er deshalb davon ausgehen, dass für die Lieferung des Gegenstands die Differenzbesteuerung anwendbar ist.
Fazit: Da die Revision eingelegt wurde (Az. des BFH: XI R 15/21) ist es sinnvoll, in vergleichbaren Fällen Einspruch einzulegen und zu beantragen, das Verfahren bis zur Entscheidung durch den BFH ruhen zu lassen.
Grundsätzlich gilt, dass Ehegatten oder Lebenspartner für 2022 die Steuerklassen zugeteilt werden, die sie im Vorjahr (2021) hatten. Unabhängig davon können Ehegatten oder Lebenspartner wählen, ob sie für den Lohnsteuerabzug in die Steuerklasse IV eingeordnet werden wollen oder ob einer von ihnen (der Höherverdienende) nach Steuerklasse III und der andere nach Steuerklasse V besteuert werden will. Bei der Wahl der Steuerklassenkombination oder der Anwendung des Faktorverfahrens sollte daran gedacht werden, dass die Entscheidung die Höhe der Entgelt-/Lohnersatzleistungen, wie Arbeitslosengeld I, Kurzarbeitergeld, Unterhaltsgeld, Krankengeld, Versorgungskrankengeld, Verletztengeld, Übergangsgeld, Elterngeld und Mutterschaftsgeld oder die Höhe des Lohnanspruchs bei der Altersteilzeit beeinflussen kann.
Steuerklasse III/V Die Steuerklassenkombination III/V ist so gestaltet, dass die Summe der Steuerabzugsbeträge beider Ehegatten oder Lebenspartner in etwa der zu erwartenden Jahressteuer entspricht, wenn der in Steuerklasse III eingestufte Ehegatte oder Lebenspartner circa 60% des gemeinsamen Arbeitseinkommens und der in Steuerklasse V eingestufte circa 40% des gemeinsamen Arbeitseinkommens erzielt. Bei abweichenden Verhältnissen des gemeinsamen Arbeitseinkommens kann der Lohnsteuerabzug zu niedrig sein, sodass es zu Steuernachzahlungen kommen kann. Aus diesem Grund besteht bei der Steuerklassenkombination III/V generell die Pflicht, zur Abgabe einer Steuererklärung.
Steuerklasse IV/IV und Faktor Bei der Steuerklassenkombination IV/IV kann es nicht zu Steuernachzahlungen kommen. Anstelle der Steuerklassenkombination III/V oder IV/IV können Ehegatten auch jeweils die Steuerklasse IV in Verbindung mit einem Faktor beantragen. Das Faktorverfahren soll dafür sorgen, dass die Belastung mit Lohnsteuer innerhalb einer Ehe oder einer eingetragenen Lebenspartnerschaft gerechter verteilt wird. Denn jeder zahlt den Lohnsteueranteil, den er am gemeinsamen Einkommen hat. Ein Faktor kann nur mit dem Antrag auf Steuerklassenwechsel beantragt werden und gilt für 2 Jahre.
Anträge zum Steuerklassenwechsel oder zur Anwendung des Faktorverfahrens sind an das Finanzamt zu richten, in dessen Bezirk die Ehegatten oder Lebenspartner im Zeitpunkt der Antragstellung ihren Wohnsitz haben. Ein Steuerklassenwechsel oder die Anwendung des Faktorverfahrens kann im Laufe des Jahres 2022 in der Regel nur einmal, und zwar bis spätestens zum 30.11.2022 beantragt werden. Der Steuerklassenwechsel oder die Anwendung des Faktorverfahrens kann über ELSTER oder beim Wohnsitzfinanzamt beantragt werden.
Um verheirateten oder verpartnerten Arbeitnehmern die Steuerklassenwahl zu erleichtern, haben das Bundesministerium der Finanzen und die obersten Finanzbehörden der Länder Tabellen ausgearbeitet. Aus den Tabellen können die Ehegatten oder Lebenspartner nach der Höhe ihrer monatlichen Arbeitslöhne die Steuerklassenkombination feststellen, bei der sie die geringste Lohnsteuer entrichten müssen. Soweit beim Lohnsteuerabzug Freibeträge zu berücksichtigen sind, sind diese vor Anwendung der jeweils in Betracht kommenden Tabelle vom monatlichen Bruttoarbeitslohn abzuziehen.
Die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch dürfen nicht überspannt werden. Ansonsten wird aus der widerlegbaren 1%-Regelung in der Praxis eine unwiderlegbare Typisierung. Kleinere Mängel und Ungenauigkeiten müssen hingenommen werden, weil ansonsten eine Übermaßbesteuerung droht, die aus verfassungsrechtlichen Gründen nicht zu rechtfertigen ist.
Praxis-Beispiel: Der Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH durfte im Rahmen des Arbeitsverhältnisses einen Firmen-Pkw auch für private Zwecke nutzen. Hierfür versteuerte er einen geldwerten Vorteil. Den Anteil der privaten Nutzung berechnete er aufgrund von Fahrtenbüchern. Laut den vorgelegten Fahrtenbüchern ergab sich ein Anteil für Privatfahrten in Höhe von 5,28% (2014), 4% (2015) bzw. 6% (2016). Bei einer Lohnsteueraußenprüfung überprüfte der Prüfer die Fahrtenbücher und versagte deren Anerkennung. In den vorgelegten Fahrtenbüchern seien als Reiseziele lediglich Ortsnamen bzw. Abkürzungen der Ortsnamen angegeben. Ergänzungsblätter hätten den Fahrtenbüchern zum Zeitpunkt der Außenprüfung nicht beigelegen. Der Prüfer wandte daraufhin bei der Berechnung des geldwerten Vorteils die sogenannte 1%-Regelung an.
Der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist gesetzlich nicht näher bestimmt. Aus dem Sinn und Zweck der Regelung folgt, dass die dem Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung dienenden Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein müssen. Dazu gehört auch, dass das Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt worden ist, um so nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen.
Unter diesem Aspekt hat das Finanzgericht entschieden, dass die Fahrtenbücher zwar mit kleineren Mängeln behaftet, aber in der Gesamtbewertung noch als ordnungsgemäß anzusehen sind. Die Verwendung von
Abkürzungen für Kunden und Ortsangaben,
fehlende Ortsangaben bei Übernachtungen im Hotel,
Differenzen aus dem Vergleich zwischen den Kilometerangaben im Fahrtenbuch und dem Routenplaner,
keine Aufzeichnung von Tankstopps
führen nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs und zur Anwendung der 1%-Regelung, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind. Maßgeblich ist, ob trotz der Mängel eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben gegeben und der Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung des Dienstwagens möglich ist.
Im Streitfall sind die Adressen der aufgesuchten Kunden unschwer den zu den Fahrtenbüchern geführten Kundenlisten zu entnehmen. Hinzu kommt, dass es sich um häufig besuchte Kunden handelt. Diese Kundenliste wurde fortlaufend geführt und ermöglichte ohne großen Aufwand und weitere Erläuterungen eine genaue Überprüfung der aufgezeichneten Kilometer. Für eine vom Finanzamt vermutete Nacherstellung der Kundenliste hat das Finanzgericht keine Anhaltspunkte gesehen. Der GmbH-Geschäftsführer konnte außerdem glaubhaft erläutern, warum diese Kundenliste dem Lohnsteueraußenprüfer nicht vorgelegen hat. Es ist dem Kläger nicht vorzuwerfen, wenn der Prüfer ohne seine Kenntnis die Überprüfung nur anhand der beim Lohnkonto hinterlegten Kopien der Fahrtenbücher vornimmt. Die Kunden- und Adressliste muss nur als Ergänzung der Original-Fahrtenbücher vorliegen.
