Bei einem Firmen-Pkw sind die Kosten, die über die Entfernungspauschale hinausgehen, nicht als Betriebsausgaben abziehbar. Die nicht abziehbaren Kosten werden pauschal mit 0,03% vom ermäßigten Bruttolistenpreis ermittelt, wenn die private Pkw-Nutzung nach der pauschalen 1%-Methode ermittelt wird. Auswirkungen auf die Umsatzsteuer ergeben sich bei Einzelfirmen nicht. Bei Personengesellschaften ist allerdings regelmäßig von einem umsatzsteuerpflichtigen Leistungsaustausch auszugehen.
Der Unternehmer hat auch dann einen Anspruch auf die volle Entfernungspauschale, wenn die tatsächlichen Aufwendungen (ggf. ermittelt mit 0,03% vom reduzierten Bruttolistenpreis) niedriger sind. Ergibt sich also bei der Berechnung eine negative Differenz, entsteht ein zusätzlicher Betriebsausgabenabzug.
Praxis-Beispiel: Der Unternehmer ermittelt die private Nutzung seines Elektrofahrzeugs, das er im Januar 2020 angeschafft hat, mithilfe der 1%-Methode. Da der Bruttolistenpreis mit 48.000 € nicht den Grenzwert von 60.000 € überschreitet, beträgt die Bemessungsgrundlage 25% = 12.000 €. Die Private Nutzung ist mit 12.000 € x 1% = 120 € x 12 Monate = 1.440 € anzusetzen. Die Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte sind mit 0,03% anzusetzen, wobei die Bemessungsgrundlage ebenfalls 25% vom Bruttolistenpreis (= 12.000 €) beträgt. Die Entfernung zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte beträgt 18 km, die der Unternehmer an 195 Tagen zurücklegt. Die nicht abziehbaren Kosten ermittelt er wie folgt:
Kosten, die auf Fahrten zur ersten Betriebsstätte entfallen:
12.000 € × 0,03% × 18 km × 12 Monate
777,60 €
Entfernungspauschale: 0,30 € × 18 km × 195 Tage =
1.053,00 €
nicht abziehbarer Teil der Aufwendungen (= negative Differenz)
- 275,40 €
Der Unternehmer hat Anspruch darauf, dass sich die Entfernungspauschale bei ihm in vollem Umfang auswirkt. Da die pauschal ermittelten Kosten um 275,40 € niedriger liegen als die Entfernungspauschale, kann er diesen Betrag zusätzlich als Aufwand berücksichtigen. Die Buchung kann dann wie folgt lauten: „Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte (abziehbarer Anteil)“ 275,40 € an Privateinlage 245,40 €“. Umsatzsteuerlich ergibt sich bei Einzelfirmen keine Auswirkung.
Der Wert der Leistungen, den Arbeitnehmern durch eine Betriebsveranstaltung erhalten, ist regelmäßig anhand der Kosten zu schätzen, die der Arbeitgeber dafür aufgewendet hat. Diese Kosten werden, soweit sie nicht individualisierbar sind, zu gleichen Teilen auf sämtliche Teilnehmer und damit auch auf Familienangehörige und Gäste, die den Arbeitnehmer bei der Betriebsveranstaltung begleitet haben, aufgeteilt. Der auf Familienangehörige entfallende Aufwand wurde den Arbeitnehmern bei der Berechnung, ob die Freigrenze überschritten ist, nicht zugerechnet. Das hat sich durch das Jahressteuergesetz 2015 geändert. Aus der Freigrenze wurde eine Freibetragsgrenze von 110 €. Der auf Familienangehörige entfallende Aufwand wird dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet.
Praxis-Beispiel: Die Gesamtkosten für das Mitarbeiterfest 2011 beliefen sich auf 65.480,01 €. Aufgrund der von der Klägerin vorgelegten Listen ist das Finanzgericht davon überzeugt, dass 596 Mitarbeiter als Teilnehmer des Mitarbeiterfestes Berücksichtigung finden können. Rechnerisch ist daher von einem geldwerten Vorteil von maximal 109,87 € pro Mitarbeiter auszugehen (65.480,01 € : 596). Die Freigrenze von 110 € wurde damit unterschritten, sodass es auf Fragen bzw. Details, z. B. hinsichtlich der zu berücksichtigenden Gesamtkosten, nicht mehr ankam.
Seit der Umwandlung der Freigrenze von 110 € durch das Jahressteuergesetz 2015 gilt eine Freibetragsgrenze von 110 €. Bei der Berechnung müssen alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer einbezogen werden. Dies gilt unabhängig davon, ob sie dem einzelnen Arbeitnehmer individuell zugerechnet werden können oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung bezahlt. Allgemeinkosten sind nicht einzubeziehen.
Die Freibetragsgrenze von 110 € gilt seitdem pro Arbeitnehmer, auch wenn der Ehegatte und die Kinder des Arbeitnehmers an einer Betriebsveranstaltung teilnehmen. Überschreiten die Kosten, die insgesamt auf den Arbeitnehmer, seinen Ehegatten und seine Kinder entfallen, den Betrag von 110 €, muss der übersteigende Betrag als Arbeitslohn versteuert werden. D.h., 110 € werden als steuerfreie Zuwendung behandelt, der übersteigende Betrag jedoch nicht. Der übersteigende Betrag kann bei der individuellen Lohnabrechnung erfasst oder pauschal mit 25% versteuert werden.
Der Unternehmer erfasst nur die Kosten für eine Betriebsveranstaltung als Lohnaufwand, die auf seine Arbeitnehmer entfallen. Aufwendungen, die auf den Unternehmer und dessen Gäste entfallen, können nicht als Lohnaufwand gebucht werden. Die eigenen Aufwendungen bucht der Unternehmer als "Sonstige betriebliche Aufwendungen". Die Kosten, die auf seine Gäste entfallen, erfasst der Unternehmer als Privatentnahmen, wenn die Gäste aus privaten Gründen eingeladen wurden, und geschäftliche Bewirtungskosten und/oder Geschenke für Geschäftsfreunde, wenn die Einladung aus betrieblichen Gründen erfolgt ist. Bewirtungskosten und übrige Aufwendungen, die diesen Personenkreis betreffen, können nach den "allgemeinen" Regelungen im Abzug beschränkt sein (für Geschenke gilt die 35 €-Abzugsgrenze und bei Bewirtungen die 70%ige Einschränkung für Bewirtungskosten).
Übernimmt der Arbeitgeber für seine Arbeitnehmer die verauslagten Reiseaufwendungen, sind diese als Werbungskostenersatz gemäß § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei, weil die Teilnahme an einer Betriebsveranstaltung beruflich veranlasst ist.
Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer können voll, teilweise oder überhaupt nicht abziehbar sein. Ein häusliches Arbeitszimmer ist ein Raum, der in die häusliche Sphäre eingebunden ist und vorwiegend der Erledigung gedanklicher, schriftlicher, verwaltungstechnischer oder organisatorischer Arbeiten dient und ausschließlich oder nahezu ausschließlich zu betrieblichen und/oder beruflichen Zwecken genutzt wird (eine untergeordnete private Mitbenutzung bis zu 10% ist unschädlich).
Grundsätzlich gilt, dass Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer nicht als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abziehbar sind. Ausnahmen:
Aufwendungen sind bis zu 1.250 € im Jahr abziehbar, wenn für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.
Aufwendungen sind zu 100% abziehbar, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet.
Der Begriff des häuslichen Arbeitszimmers setzt voraus, dass der Raum wie ein Büro eingerichtet ist und ausschließlich oder nahezu ausschließlich zur Erzielung von Einnahmen genutzt wird. Der BFH lehnt es deshalb ab, dass die Kosten für einen Wohnraum, der zu 60% beruflich und zu 40% privat genutzt wird, anteilig als Werbungskosten abgezogen werden können. Der BFH begründet seine Entscheidung insbesondere damit, dass der Gesetzgeber ausdrücklich an den herkömmlichen Begriff des "häuslichen Arbeitszimmers" angeknüpft hat. Es mangelt an Maßstäben für eine schätzungsweise Aufteilung der jeweiligen Nutzungszeiten. Eine sachgerechte Abgrenzung des betrieblichen/beruflichen Bereichs von der privaten Lebensführung wäre daher im Fall einer Aufteilung nicht gewährleistet. Konsequenz ist, dass Aufwendungen für eine sogenannte "Arbeitsecke" nicht abzugsfähig sind, da derartige Räume schon ihrer Art und ihrer Einrichtung nach erkennbar auch privaten Wohnzwecken dienen.
Bei Zahlungen des Arbeitgebers für ein Büro des Arbeitnehmers, das die Voraussetzungen für ein häusliches Arbeitszimmer nicht erfüllt, handelt es sich immer um steuerpflichtigen Arbeitslohn. Die Zahlungen des Arbeitgebers für ein Büro, das sich in der Wohnung oder im Haus des Arbeitnehmers befindet, können Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung sein, wenn die Büronutzung im vorrangigen Interesse des Arbeitgebers liegt. Davon kann aber bei einem Zuschuss des Arbeitgebers für die Nutzung einer Arbeitsecke in der Wohnung des Arbeitnehmers nicht ausgegangen werden.
Fazit: Der Arbeitnehmer kann Aufwendungen für eine sogenannte Arbeitsecke nicht als Werbungskosten abziehen. Wenn der Arbeitgeber einen Zuschuss für das Homeoffice (Arbeitsecke) zahlt, handelt es sich um lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn.
Durch die Corona-Pandemie hat die Arbeit im Homeoffice stark zugenommen. Somit stellt sich die Frage, ob und inwieweit der Arbeitgeber Aufwendungen übernehmen kann, die seinem Arbeitnehmer entstanden sind. Für die Übernahme von Telefonkosten gilt Folgendes:
1. Arbeitnehmer nutzt seinen Privatanschluss
Nutzt der Arbeitnehmer seinen Privatanschluss für berufliche Telefonate, darf der Arbeitgeber ihm die beruflich veranlassten Telekommunikationsaufwendungen steuerfrei erstatten. Da die Abgrenzung schwierig ist, kann der Arbeitgeber aus Vereinfachungsgründen bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, höchstens jedoch 20 € im Monat, steuerfrei erstatten. Aufzeichnungen sind nicht erforderlich.
Praxis-Beispiel: Der Arbeitnehmer arbeitet im Homeoffice und führt von seinem privaten Telefonanschluss betriebliche Gespräche. Er zahlt für seinen Anschluss eine monatliche Flatrate von 30 €. Der Arbeitgeber darf ihm pro Monat 30 € × 20 % = 6 € lohnsteuerfrei erstatten. Wenn der Arbeitgeber diese Kosten nicht erstatten sollte, so kann der Arbeitnehmer seine Kosten in seiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.
2. Der Arbeitnehmer nutzt ein Telefon/Handy des Arbeitgebers
Arbeitnehmer dürfen den betrieblichen Telefonanschluss auch für private Gespräche steuerfrei nutzen. Das gilt auch für die Überlassung eines betrieblichen Handys. Voraussetzung ist, dass der Handyvertrag auf den Namen des Unternehmens abgeschlossen worden ist. Das Unternehmen zieht alle Kosten als Betriebsausgaben ab. Beim Arbeitnehmer ist kein geldwerter Vorteil als Arbeitslohn zu erfassen, weil seine Privatgespräche steuerfrei sind. Aufzeichnungen über den Umfang der privaten Gespräche sind deshalb nicht erforderlich.
3. Nutzung von PC`s und anderen Datenverarbeitungsgeräten Arbeitgeber wenden ihren Arbeitnehmern einen geldwerten Vorteil zu, wenn sie ihnen erlauben, betriebliche Datenverarbeitungsgeräte privat zu nutzen. Dieser geldwerte Vorteil ist gemäß § 3 Nr. 45 EStG lohnsteuerfrei. Die Steuerfreiheit gilt für alle Datenverarbeitungsgeräte, wie z. B. Smartphones und Tablets.
Steuerfrei ist auch die private Nutzung von Software (Systemprogramme und Anwendungsprogramme), die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer kostenlos oder verbilligt zur Nutzung auf dem eigenen PC überlässt. Es spielt also keine Rolle mehr, ob sich die Software auf dem Computer des Arbeitgebers oder Arbeitnehmers befindet. Das gilt allerdings nur für die Software, die im Unternehmen des Arbeitgebers eingesetzt wird.
Fazit: Die beste und auch einfachste Lösung ist, wenn der Unternehmer seinem Arbeitnehmer ein betriebliches internetfähiges Mobiltelefon zur Nutzung überlässt. Eine eventuelle private Nutzung schränkt weder den Betriebsausgabenabzug ein, noch muss der Arbeitnehmer diesen Vorteil als Sachbezug versteuern.
Zubehör sind bewegliche Sachen, die nicht Bestandteil der Hauptsache sind. Sie dienen allerdings dem wirtschaftlichen Zweck der Hauptsache und stehen zu ihr in einem räumlichen Verhältnis, wie dies z. B. bei Ladeneinrichtungsgegenständen der Fall ist. Das Grunderwerbsteuergesetz knüpft an den Grundstücksbegriff im Sinne des Zivilrechts an. Zubehör gehört daher nicht zum Grundstück im Sinne des Grunderwerbsteuergesetzes. Entgelt, das auf Zubehör entfällt, ist daher keine Gegenleistung für das Grundstück und unterliegt nicht der Grunderwerbsteuer.
Werden zusammen mit einem Grundstück weitere Gegenstände (körperliche Gegenstände oder Rechte) entgeltlich veräußert, die nicht unter den Grundstücksbegriff fallen, dann gehört der Aufwand hierfür regelmäßig nicht zur Gegenleistung für das Grundstück. Es muss also festgestellt werden, welche Gegenstände nach den Vereinbarungen der Vertragsbeteiligten zusammen mit dem Grundstück veräußert werden sollten und welche tatsächlich auf den Erwerber übergegangen sind.
Bei einem einheitlichen Verkauf mehrerer Sachen ist eine Gesamtgegenleistung anzunehmen, wenn dafür ein Gesamtpreis gebildet wurde, aus dem sich kein genauer Einsatzpreis für einzelne verkaufte Sachen ergibt. Ob ein Gesamtkaufpreis vereinbart ist, ist durch Auslegung der abgeschlossenen Verträge unter Berücksichtigung aller Umstände, insbesondere ihres Zustandekommens und der durch die Vereinbarung erkennbar gewordenen Interessen der Vertragsschließenden, zu ermitteln.
Bezieht sich eine Gesamtgegenleistung nicht nur auf das Grundstück, sondern zugleich auch auf andere Gegenstände, die nicht der Grunderwerbsteuer unterliegen, ist die Gesamtgegenleistung nach dem Verhältnis zu verteilen, in dem der Wert der Grundstücke zum Wert der sonstigen Gegenstände steht. Mit klaren und sachgerechten Vereinbarungen, wie sich der Kaufpreis verteilt, lassen sich in der Regel Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt vermeiden.
Beachten Sie die kommenden Steuertermine für die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung, der zusammenfassenden Meldung, der Lohnsteuer-Anmeldung sowie der Einkommen- und Gewerbesteuer-Vorauszahlung.
Hinweis: Die Abgabetermine entsprechen den Zahlungsterminen.
Für den Monat August 2020:
Art der Abgabe
Abgabe- und Fälligkeitstermin
Umsatzsteuer-Voranmeldung
monatliche Abgabe
mit Dauerfristverlängerung
10.08.2020 10.09.2020
Zusammenfassende Meldung
25.08.2020
Lohnsteuer-Anmeldung
10.08.2020
Gewerbesteuer-Vorauszahlung
17.08.2020
Für den Monat September 2020:
Art der Abgabe
Abgabe- und Fälligkeitstermin
Umsatzsteuer-Voranmeldung
monatliche Abgabe
mit Dauerfristverlängerung
10.09.2020 12.10.2020
Zusammenfassende Meldung
25.09.2020
Lohnsteuer-Anmeldung
10.09.2020
Einkommensteuer-Vorauszahlung
10.09.2020
Die Zahlung ist fristgerecht, wenn
bei einer Überweisung der Betrag spätestens am Abgabetermin auf dem Konto des Finanzamts eingegangen ist (keine Säumniszuschläge bei Überweisung, wenn der Betrag innerhalb von 3 Tagen nach dem Termin auf dem Konto des Finanzamts eingeht = Zahlungsschonfrist; Zahlung innerhalb der Schonfrist ist dennoch eine unpünktliche Zahlung),
bei Zahlung mit Scheck gilt die Zahlung erst 3 Tage nach Scheckeinreichung als bewirkt, auch wenn der Betrag früher beim Finanzamt gutgeschrieben wird,
dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung erteilt wurde; die Zahlung gilt immer als pünktlich, auch wenn das Finanzamt später abbucht.
