Einen Anspruch auf die 300 € Pauschale haben alle Arbeitnehmer, die sich am 1.9.2022 in einem Arbeitsverhältnis befinden, soweit es sich um das erste Arbeitsverhältnis handelt. Arbeitnehmer erhalten die Energiepreispauschale vom Arbeitgeber, wenn sie am 1.9.2022 in einem gegenwärtigen ersten Dienstverhältnis stehen und in eine der Steuerklassen 1 bis 5 eingereiht sind. Der Umfang und die Dauer des Arbeitsverhältnisses spielen keine Rolle, sodass auch kurzfristig Beschäftigte die Pauschale erhalten.
Sozialversicherungsrechtlich handelt es ich um eine kurzfristige Beschäftigung, wenn sie befristet ist und innerhalb eines Kalenderjahres nicht mehr beträgt als
3 Monate oder
70 Arbeitstage
Ergebnis: Das Entgelt ist sozialversicherungsfrei.
Lohnsteuerlich handelt es sich um eine kurzfristige Beschäftigung, wenn sie gelegentlich (= nicht regelmäßig wiederkehrend) erfolgt. Die Lohnsteuer darf unter Verzicht auf die Lohnsteuerkarte mit 25% pauschaliert werden. Voraussetzung ist, dass
die Beschäftigung nicht länger als 18 zusammenhängende Arbeitstage dauert
die Vergütung pro Arbeitstag im Durchschnitt bei nicht mehr als 120 € liegt und
der Stundenlohn 2022 mindestens 9,82 €, ab 1.7.2022 mindestens 10,45 € und ab dem 1.10.2022 mindestens 12 € beträgt und nicht höher als 15 € ist.
Sollte die Lohnsteuer unter Verzicht auf die Lohnsteuerkarte mit 25% pauschaliert werden, besteht kein Anspruch auf die Energiepreispauschale, weil der Arbeitnehmer hier nicht in eine der Steuerklassen 1 bis 5 eingereiht ist. Wird stattdessen nach den individuellen Besteuerungsmerkmalen der Steuerklassen 1 bis 5 abgerechnet, hat der Arbeitnehmer Anspruch darauf, dass ihm sein Arbeitgeber die Energiepreispauschale auszahlt. Die Energiepreispauschale ist dann als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu erfassen.
Arbeitgeber müssen ihren Mitarbeitern die Energiepreispauschale im September auszahlen. Einzige Ausnahme: Führt der Arbeitgeber die Lohnsteuer nur vierteljährlich oder jährlich ab, muss er die Pauschale erst im Oktober auszahlen. Arbeitgeber können die Energiepreispauschale mit der Lohnsteuer in der Lohnsteueranmeldung verrechnen. Damit müssen sie nicht bis zur Lohnsteueranmeldung für September warten, die am 10. Oktober fällig wird. Stattdessen können sie die Energiepreispauschale schon mit der Lohnsteuer, die sie am 10.September anmelden (also mit der Lohnsteuer für den August) verrechnen. Wann die Pauschale im September ausgezahlt wird, spielt keine Rolle. Wer die Lohnsteuer nur vierteljährlich abführt, kann die Pauschale mit der Anmeldung zum 10. Oktober verrechnen. In diesem Fall darf der Arbeitgeber auch mit der Auszahlung des Zuschusses bis Oktober warten.
Arbeitnehmer und andere Berechtigte erhalten eine einmalige Energiepreispauschale von 300 €. Bei Anspruchsberechtigten, die Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit erzielen, ist die Energiepreispauschale bei den Einnahmen aus den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit zu erfassen. Danach erhalten Arbeitnehmer vom Arbeitgeber mit der Gehaltszahlung im September einmalig 300 € zur Abmilderung der finanziellen Belastungen durch die gestiegenen Energiekosten.
Die steuerrechtliche Bewertung ist damit eindeutig geregelt. Bei Anspruchsberechtigten, die Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit erzielen, ist die Energiepreispauschale als Einnahme aus den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit zu erfassen. Sie ist somit lohnsteuerpflichtig. Aber! Die Energiepreispauschale ist sozialversicherungsrechtlich nicht als Arbeitsentgelt zu bewerten. Konsequenz: Für die Energiepreispauschale sind nach Auskunft der AOK keine Gesamtsozialversicherungsbeiträge beziehungsweise Umlagen zu erheben.
Bei den Kassenaufzeichnungen ist es entscheidend, dass die Grundaufzeichnungen stimmen und beweiskräftig sind. Bei einer nicht ordnungsgemäßen Kassenführung geht das Finanzamt regelmäßig davon aus, dass die Bareinnahmen nicht vollständig erfasst worden sind. Das ist insbesondere kritisch bei Unternehmen, deren Betriebseinnahmen zu einem großen Teil aus Bareinnahmen bestehen. Unternehmen müssen hinsichtlich der Kassenführung Folgendes beachten:
Es ist nach wie vor zulässig, die Bareinnahmen ohne Registrierkasse zu ermitteln, z. B. mithilfe von Tageskassenberichten oder mithilfe eines Kassenbuchs.
Die Bareinnahmen werden mithilfe eines elektronischen Kassensystems ermittelt, wobei die Anforderungen erfüllt werden müssen, die sich aus dem "Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen" ergeben.
Der Unternehmer kann somit frei entscheiden, ob er seine Warenverkäufe manuell oder mit einer elektronischen Registrierkasse oder mit einer PC-Kasse erfasst. Es ist niemand zur Nutzung einer elektronischen Registrierkasse verpflichtet. Wer bisher nur eine offene Ladenkasse geführt hat, kann diese auch weiterhin führen. Es gibt keine gesetzliche Pflicht, das zu ändern. Es ist sogar möglich, dass der Unternehmer von der bisherigen elektronischen Kasse zur offenen Ladenkasse wechselt. Die Finanzverwaltung kann niemanden verpflichten, eine elektronische Kasse zu führen.
Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind nach § 146 AO einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung besteht aus Zumutbarkeitsgründen beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung nicht. Die Einzelaufzeichnungspflicht besteht immer, wenn der Steuerpflichtige ein elektronisches Aufzeichnungssystem gemäß § 146a AO verwendet. Fazit: Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung kann nur bei einer offenen Ladenkasse entfallen.
Die Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls ist nach dem Anwendungserlass zur AO nur dann nicht zumutbar, wenn es technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist, die einzelnen Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen. Das Vorliegen dieser Voraussetzungen ist durch den Steuerpflichtigen nachzuweisen. Wichtig! Diese Aussage wurde nunmehr im Anwendungserlass zur AO ergänzt, sodass die Zumutbarkeit nicht gesondert zu prüfen ist, wenn die übrigen Voraussetzungen vorliegen.
Das bedeutet in der Praxis, dass der Steuerpflichtige
bei einer offenen Ladenkasse die Zumutbarkeit der Einzelaufzeichnungen nicht belegen muss,
aber weiterhin nachzuweisen hat, dass er Waren (oder Dienstleistungen) an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung verkauft hat.
Übt ein Unternehmer/Freiberufler seine Tätigkeit im Arbeitszimmer aus oder hat er mehrere Betriebsstätten bzw. mehrere Büros, stellt sich immer die Frage, bei welchen Fahrten es sich um auswärtige Tätigkeiten oder um Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte handelt, bei denen nur die Entfernungspausschale angesetzt werden kann. Die Regelungen, die für Arbeitnehmer gelten, sind sinngemäß auf Unternehmer anzuwenden. Ist die Entfernungspauschale anzusetzen, bucht der Unternehmer die nicht abziehbaren Kosten auf das Buchführungskonto "Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte und Familienheimfahrten (nicht abziehbarer Anteil)".
Sucht der Unternehmer mehrere Betriebsstätten auf, ist die erste Betriebsstätte anhand quantitativer Merkmale zu bestimmen. Von einer ersten Betriebsstätte ist auszugehen, wenn es sich um eine Tätigkeitsstätte handelt, die der Unternehmer typischerweise
arbeitstäglich oder
je Woche an 2 vollen Arbeitstagen oder
mindestens zu 1/3 der regelmäßigen Arbeitszeit
aufsucht. Treffen diese Kriterien auf mehrere Betriebsstätten zu, ist die Betriebsstätte als erste Betriebsstätte anzusehen, die am nächsten zur Wohnung liegt. Fahrten zu weiter entfernt liegenden Betriebsstätten sind als Auswärtstätigkeiten zu beurteilen.
Konsequenz:
Freiberufler/Unternehmer dürfen bei der Nutzung eines Firmenwagens für ihre Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte nur die Entfernungspauschale geltend machen.
Für das Jahr 2021 gilt ab dem 21. Entfernungskilometer die erhöhte Entfernungspauschale von 0,35 € und für die Jahre 2022 bis 2026 von 0,38 €.
Für die Entfernungen bis zu 20 km ist unverändert eine Entfernungspauschale von 0,30 € zu berücksichtigen.
Der Gewinn muss um die nicht abziehbaren Aufwendungen erhöht werden.
Nutzt der Unternehmer/Freiberufler ein privates Fahrzeug, kann er die Entfernungspauschale als Betriebsausgabe geltend machen (Buchung über Privateinlage).
Praxis-Beispiel: Ein Unternehmer benutzt von Januar bis Dezember 2022 (an 165 Arbeitstagen) für die Wege von seiner Wohnung zur 80 km entfernten ersten Betriebsstätte und zurück den eigenen privaten PKW. Dann verlegt er seinen Wohnsitz. Von der neuen Wohnung aus gelangt er ab Oktober (an 55 Arbeitstagen) zur nunmehr nur noch 5 km entfernten ersten Betriebsstätte mit dem Bus. Hierfür entstehen ihm tatsächliche Kosten in Höhe von (3 x 70 € =) 210 €.
Für die Strecken mit dem eigenen privaten PKW ergibt sich eine Entfernungspauschale von 165 Arbeitstagen x 20 km x 0,30 € = 990 € zuzüglich 165 Arbeitstage x (80 - 20 =) 60 km x 0,38 € = 3.762 € = 4.752 €. Für die Strecke mit dem Bus errechnet sich eine Entfernungspauschale von 55 Arbeitstagen x 5 km x 0,30 € = 83 €. Die insgesamt im Kalenderjahr anzusetzende Entfernungspauschale beträgt 4.835 € (4.752 € + 83 €).
Die tatsächlich angefallenen Aufwendungen für die Nutzung der öffentlichen Verkehrsmittel (210 €) können nicht angersetzt werden, weil die Entfernungspauschale für das gesamte Jahr höher ist.
Ab dem 1.10.2022 beträgt der Mindestlohn 12 € pro Zeitstunde und der Grenzwert für Minijobber 520 €. Konsequenz ist, dass Personen, die am 30.9.2022 in einem versicherungspflichtigen Midi-Job tätig waren, ab dem 1.10.2022 einen Mini-Job ausüben. Beschäftigte, die bis zum 30.9.2022 ein Arbeitsentgelt von mehr als 450 € bis zu 520 € erzielt haben, würden dann nicht mehr versicherungspflichtig sein.
Der Versicherungsschutz soll für diese Beschäftigten (unter den bisherigen beitragsrechtlichen Bedingungen) übergangsweise bis zum 31.12.2023 aufrechterhalten bleiben. Die betroffenen Beschäftigten haben die Möglichkeit, ihre Beschäftigung an die geänderte Geringfügigkeitsgrenze anzupassen und damit ihren Versicherungsschutz weiterhin zu erhalten. Mit der Regelung wird aber auch das Optionsrecht eingeräumt, sich auf Antrag von der Versicherungspflicht befreien zu lassen. Die Befreiung wirkt ab dem 1.10.2022, wenn sie bis zum 31.12.2022 beantragt wird. Im Übrigen gilt die Befreiung ab Beginn des Kalendermonats, der dem Kalendermonat folgt, in dem der Antrag gestellt worden ist.
Bei der Frist 31.12.2023 ist berücksichtigt, dass zum 1.1.2024 die nächste Anpassung des gesetzlichen Mindestlohnes und damit gegebenenfalls auch eine erneute (automatisierte) Erhöhung der Geringfügigkeitsgrenze ansteht. Da bei künftigen Erhöhungen der Geringfügigkeitsgrenze auf Übergangsregelungen verzichtet wird, würde eine längere Übergangsfrist zu einer Ungleichbehandlung führen und das Beitragseinzugs- und Meldeverfahren weiter komplizieren.
Bis zum 30.9.2022 gilt: Ein Minijob liegt vor, wenn der regelmäßige Arbeitslohn im Monat nicht mehr als 450 € beträgt. Die Dauer der täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Arbeitszeit spielt grundsätzlich keine Rolle. Zu berücksichtigen ist jedoch, dass der Mindestlohn nicht unterschritten werden darf. Der Mindestlohn beträgt vom 1.1.2022 bis 30.6.2022 pro Stunde 9,82 € und vom 1.7.2022 bis 30.9.2022 pro Stunde 10,45 €.
Bei einer Arbeitszeit von 46 Stunden im Monat ergibt sich bei einem Stundenlohn von 9,82 € ein monatlicher Arbeitslohn von (45 × 9,82 € =) 441,90 €. Bis zum 30.6.2022 sollten also maximal 45 Stunden im Monat vereinbart werden.
Bei 43 Stunden im Monat ergibt sich bei einem Stundenlohn von 10,45 € ein monatlicher Arbeitslohn von (43 × 10,45 € =) 449,35 €. Vom 1.7. bis zum 31.12.2022 sollten also maximal 43 Stunden im Monat vereinbart werden.
Ab dem 1.10.2022 gilt: Der Mindestlohn beträgt 12,00 € und der regelmäßige Arbeitslohn darf im Monat nicht mehr als 520 € betragen. Bei einer Arbeitszeit von 43 Stunden im Monat ergibt sich bei einem Stundenlohn von 12 € ein monatlicher Arbeitslohn von (43 × 12 € =) 516 €. Ab dem 1.10.2022 sollten also maximal 43 Stunden im Monat vereinbart werden.
Unverändert fallen folgende Abgaben an, die der Arbeitgeber zusätzlich zu tragen hat:
Pauschalbeiträge zur Rentenversicherung 15,00%
Pauschalbeiträge zur Krankenversicherung (KV) 13,00%
Pauschale Lohnsteuer 2,00%
Umlage 1 (U1) bei Krankheit 1,00%
Umlage 2 (U2) für Schwangerschaft/Mutterschaft 0,39%
Insolvenzgeldumlage 0,09%
Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung sind nach wie vor individuell an den zuständigen Unfallversicherungsträger zu leisten. Der Minijobber ist grundsätzlich rentenversicherungspflichtig, sodass er die verbleibenden 3,6% bis zum vollen Beitragssatz selbst übernehmen muss. Der Minijobber kann sich jedoch von der Versicherungspflicht befreien lassen (Opt-out). Bei einer Befreiung von der Versicherungspflicht zahlt der Arbeitgeber nur den Pauschalbeitrag zur Rentenversicherung. Minijobber, die nicht anderweitig der Versicherungspflicht in der Rentenversicherung unterliegen, verlieren dadurch die Ansprüche auf einen Großteil der Leistungen der gesetzlichen Rentenversicherung.
Pauschale Krankenversicherung mit 13% Die Zahlung der pauschalen Krankenversicherung bringt dem Minijobber keine Vorteile, weil er dadurch keinen Versicherungsschutz erhält. Beschäftigt der Unternehmer einen Minijobber, der nicht in einer gesetzlichen Krankenversicherung, sondern privat versichert ist, braucht er für die Krankenversicherung keinen pauschalen Beitrag von 13% zu zahlen. Die Mitversicherung in der Familienversicherung setzt allerdings eine Mitgliedschaft in der gesetzlichen Krankenversicherung voraus. Der Unternehmer muss die pauschalen 13% für den Mitversicherten also immer zahlen, wenn ein Ehegatte über den anderen Ehegatten in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert ist.
