An ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch werden hohe Anforderungen gestellt. Bei Betriebsprüfungen führt ein Fahrtenbuch häufig zu Streit zwischen Finanzamt und Steuerpflichtigen. Daher ist es besonders wichtig darauf zu achten, dass die Eintragungen vollständig und richtig sind. Das Finanzamt darf allerdings nicht zu pingelig sein. Kleinere Fehler sind unschädlich (BFH-Urteil vom 10.4.2008, VI R 38/06). Der BFH macht deutlich, worauf im Einzelnen zu achten ist:
Das Fahrtenbuch muss zeitnah erstellt werden (ein nachträglich erstelltes Fahrtenbuch ist steuerlich nicht anzuerkennen).
Es muss in geschlossener Form geführt werden (lose Blätter reichen nicht, es muss geheftet in Buchform vorliegen).
Jede Fahrt ist einzeln zu erfassen.
Der Kilometerstand ist bei Beginn und Ende der jeweiligen Fahrt anzugeben (für bestimme Branchen gibt es Erleichterungen).
Teilabschnitte dürfen zu einer Eintragung verbunden werden. Die einzelnen Kunden und Geschäftspartner sind in der Reihenfolge festzuhalten, in der sie aufgesucht worden sind.
Wird eine berufliche Fahrt durch eine Privatfahrt unterbrochen, z. B. am Ende eines Teilabschnitts, ist der Gesamtkilometerstand jeweils zu Beginn und am Ende der Unterbrechung auszuweisen.
Die Aufzeichnungen müssen in hinreichendem Maße vollständig und richtig sein, sodass sie mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüft werden können.
Ist das Fahrtenbuch im Wesentlichen materiell richtig, dann ist es auch ordnungsgemäß, wenn formelle Unregelmäßigkeiten vorhanden sind.
Eine einzelne Fehleintragung bzw. wenige Fehleintragungen ohne größere Auswirkungen sind ohne Bedeutung. Das ist z. B. der Fall, wenn die Kilometerangaben laut Fahrtenbuch und Werkstattrechnung nicht exakt übereinstimmen (erfahrungsgemäß sind Werkstattangaben oft ungenau) oder wenn die Kilometerangaben nicht mit den Daten eines Routenplaners übereinstimmen, weil niemand verpflichtet ist, die lt. Routenplaner vorgegebene kürzeste Strecke zu wählen oder wenn eine einzelne Fahrt nicht ins Fahrtenbuch eingetragen wurde, für die eine Tankquittung vorhanden ist.
Die Finanzverwaltung darf keine Forderungen aufstellen, die in der Praxis nicht umsetzbar sind. Wenn jemand aus privaten Gründen eine andere (längere) Strecke gewählt wird, um den Zielpunkt der auswärtigen Tätigkeit zu erreichen, dann sind die privat veranlassten Mehr-Kilometer auszuweisen. Aber es gibt hierbei in der Regel keinen Anfangs- und auch keinen Endpunkt, der mit einem Kilometerstand definiert werden könnte. Es ist einzig und allein feststellbar, um wieviel Kilometer die Umwegfahrt länger ist als die kürzeste bzw. schnellste Strecke. Das heißt, der Unternehmer fährt einen Umweg, dessen Beginn und Ende nicht spezifiziert werden kann. Somit sind nur die Mehrkilometer als Privatfahren zu erfassen. Etwas anderen kann nur gelten, wenn der Unternehmer die Strecke zum Zielort der auswärtigen Tätigkeit an einem Punkt verlässt und später wieder an dieselbe Stelle zurückkehrt, um die betriebliche Fahrt fortzusetzen. Dann ist die private Fahrt kilometermäßig abgrenzbar.
Tipp: Jeder, der ein Fahrtenbuch führt, weiß wie schnell - trotz größter Sorgfalt - Fehler unterlaufen können. Bei kleinen Fehlern muss das Finanzamt großzügig sein, d.h., das Fahrtenbuch ist auch bei geringfügigen Mängeln anzuerkennen. Außerdem darf die Finanzverwaltung nur etwas verlangen, was tatsächlich möglich ist. Fährt der Unternehmer nicht zu dem Punkt zurück, an dem er die berufliche Strecke verlassen hat, kann der Umweg nur kilometermäßig, nicht aber mit Anfangs- und Endkilometer angegeben werden. Es besteht dann kein Anlass, das Fahrtenbuch zu verwerfen.
Betrieblich genutzte Gebäudeteile, die im Eigentum des Unternehmers stehen, sind eigenständige Wirtschaftsgüter, die grundsätzlich zum Betriebsvermögen gehören. In diesem Zusammenhang spielt es keine Rolle, ob und inwieweit die Aufwendungen als Betriebsausgaben abgezogen werden können. Stille Reserven, die sich im Betriebsvermögen gebildet haben, werden bei einer späteren Entnahme bzw. bei einem späteren Verkauf gewinnerhöhend aufgelöst.
Vergleichswert ist immer der Buchwert, sodass nicht nur Wertsteigerungen zu stillen Reserven führen, sondern auch die Abschreibungen, die Unternehmer und Freiberufler Jahr für Jahr in Anspruch nehmen. Bei einem Verkauf oder einer Entnahme werden Abschreibungen de facto wieder rückgängig gemacht.
Es ist daher wesentlich vorteilhafter, wenn das häusliche Arbeitszimmer nicht als Betriebsvermögen behandelt werden muss. Das häusliche Arbeitszimmer gehört in folgenden Fällen nicht zum Betriebsvermögen:
Der Ehegatte eines Einzelunternehmers ist Eigentümer des bebauten Grundstücks.
Sind beide Ehegatten Eigentümer, gehört nur der Anteil des Unternehmer-Ehegatten zum Betriebsvermögen, nicht aber der Eigentumsanteil, der dem anderen Ehegatten gehört.
Beträgt der anteilige Gebäude- und Grundstückswert nicht mehr als 1/5 des gemeinen Werts bzw. Marktwerts und nicht mehr als 20.500 €, kann der Unternehmer eine Zuordnung zum Betriebsvermögen gemäß der Bagatellgrenzen (§ 8 EStDV) erlassen.
Nutzt der Unternehmer bzw. Freiberufler erstmalig ein häusliches Arbeitszimmer, z. B. weil er gerade mit seiner selbstständigen Tätigkeit begonnen hat, muss er prüfen, ob es zu seinem Betriebsvermögen gehört. Ist das der Fall, legt er diesen Gebäudeteil mit dem Teilwert bzw. Marktwert ein.
Wichtig: Die Aufwendungen, die auf das häusliche Arbeitszimmer entfallen, sind auch ohne Mietvertrag mit dem Unternehmer-Ehegatten voll abziehbar, wenn es der Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit ist. Das heißt, die Kosten werden insgesamt ermittelt, auch wenn sich das häusliche Arbeitszimmer in einem Haus oder einer Wohnung befindet, die beiden Eheleuten gemeinsam gehört. Die Abschreibung, die auf den Eigentumsanteil des anderen Ehegatten entfällt, kann der Unternehmer bzw. Freiberufler geltend machen, ohne dass ein Mietvertrag mit dem anderen Ehegatten erforderlich ist. Wichtig ist, dass die Anschaffungs- oder Herstellungskosten, die dem Unternehmer zuzurechnen sind, höher sind als die Anschaffungs- oder Herstellungskosten, die auf das häusliche Arbeitszimmer insgesamt entfallen.
Tipp: Der Vorsteuerabzug beim häuslichen Arbeitszimmer ist auch dann möglich, wenn das Gebäude den Ehegatten gemeinsam gehört und die Rechnungen auf den Namen der Eheleute ausgestellt sind.
Im Jahr 2018 sind für das Kalenderjahr 2017 folgende Erklärungen bis zum 31.5.2018 bei den Finanzämtern abzugeben bzw. elektronisch zu übermitteln:
zur Einkommensteuer (einschließlich der Erklärungen zur gesonderten sowie zur gesonderten und einheitlichen Feststellung von Grundlagen für die Einkommensbesteuerung sowie zur gesonderten Feststellung des verbleibenden Verlustvortrags),
zur Körperschaftsteuer (einschließlich der Erklärungen zu gesonderten Feststellungen von Besteuerungsgrundlagen, die in Zusammenhang mit der Körperschaftsteuerveranlagung durchzuführen sind, sowie für die Zerlegung der Körperschaftsteuer),
zur Gewerbesteuer (einschließlich der Erklärungen zur gesonderten Feststellung des vortragsfähigen Gewerbeverlustes und zur gesonderten Feststellung des Zuwendungsvortrags sowie für die Zerlegung des Steuermessbetrags),
zur Umsatzsteuer
Bei Steuerpflichtigen, die von einem Steuerberater oder einer Steuerberatungsgesellschaft vertreten werden, wird die Frist allgemein bis zum 31.12.2018 verlängert. Aber! Es bleibt den Finanzämtern vorbehalten, Erklärungen mit angemessener Frist für einen Zeitpunkt vor Ablauf der allgemein verlängerten Frist anzufordern. Von dieser Möglichkeit soll insbesondere Gebrauch gemacht werden, wenn
für den vorangegangenen Veranlagungszeitraum die erforderlichen Erklärungen verspätet oder nicht abgegeben wurden,
für den vorangegangenen Veranlagungszeitraum kurz vor Abgabe der Erklärung nachträgliche Vorauszahlungen festgesetzt wurden,
sich für das vorangegangene Jahr eine hohe Abschlusszahlung ergeben hat bzw. hohe Abschlusszahlungen erwartet werden,
die Arbeitslage der Finanzämter es erfordert.
Aufgrund begründeter Einzelanträge kann die Frist für die Abgabe der Steuererklärungen bis zum 28.2.2019 verlängert werden. Eine weitergehende Fristverlängerung kommt grundsätzlich nicht in Betracht.
Hinweis: Die Neuregelung der Abgabefristen durch das Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens gilt erst für Besteuerungszeiträume bzw. Zeitpunkte, die nach dem 31.12.2017 liegen.
Tipp: Für die verspätete Abgabe von Steuererklärungen für Zeiträume ab 2018 kann die Finanzverwaltung auf eine Festsetzung des Verspätungszuschlags ganz oder teilweise verzichten, wenn die Steuer auf 0 € festgesetzt wird oder sich eine Steuererstattung ergibt. Falls das Finanzamt bei einer verspäteten Abgabe der Steuererklärung für 2017 einen Verspätungszuschlag festsetzt, sollte man Einspruch einlegen, wenn die Steuer 0 € beträgt oder sich eine Steuererstattung ergibt. Zur Begründung des Einspruchs sollte man beantragen, aus Billigkeitsgründen bereits jetzt entsprechend der neuen gesetzlichen Regelung zu verfahren.
